Čo je projektové riadenie

Nástroj pre efektívne a účinné riadenie zmien

PRINCE2® definuje projekt ako "dočasné prostredie", ktoré bolo vytvorené za účelom realizácie jedného alebo viacerých produktov tak, ako je definované v Business Case (Obchodnom prípade). Projekt je charakteristický tým, že má začiatok, koniec a jasne definované parametry: harmonogram, rozpočet, kvalitu a výstup.

Projektové riadenie sa môže použiť kdekoľvek a kedykoľvek. Bez rozdielu segmentu, oblasti, veľkosti či geografického postavenia organizácie. Riadenie projektov dáva každej organizácii silu transformovať vízie a plány do reálnych podôb a posilňovať tak vlastnú konkurencieschopnosť. Každý projekt má vopred stanovený začiatok a finálny stav, ktorý chceme dosiahnuť. Metodika projektového riadenia Vám pomôže.

Projektové riadenie je teda určené výhradne pre účely realizácie zmien. Napríklad upgrade informačného systému, výstavba objektu, marketingová kampaň, výroba produktu, alebo služby. Projekt rieši čo, kedy a ako urobiť, s akými zdrojmi a v akej kvalite. Projekt sa od bežných (prevádzkových) činností líši:

  • cieľom projektu je realizácia zmien
  • projekt je vždy dočasný, má začiatok i koniec
  • každý projekt je unikátny tým, čo užívateľom prináša
  • oproti operatívnym činnostiam je projekt omnoho viac rizikový; nejde o každodenné činnosti, procesy, ktoré sú v organizácii zabehnuté; práce na projekte vyžadujú manažérske schopnosti, skvelé plánovanie a riadenie

 

PRINCE2® v SR i vo svete

Je najžiadanejšou metodikou riadenia projektov!

Vo viac než 200 krajinách sveta a tento počet stále rastie. Organizácie i projektoví manažéri na celom svete si projektové riadenie podľa PRINCE2® obľúbili predovšetkým preto, že sa jedná o metodiku všeobecnú, ktorú možno použiť na akýkoľvek projekt bez ohľadu na rozsah, typ, organizáciu, miesto a kultúru.

PRINCE2® v sebe zahŕňa súbor princípov, tém a procesov. Vďaka tomu si prispôsobíte projekt podľa aktuálnych požiadaviek a prostredia. Procesný model projektového riadenia PRINCE2®, Vás naučia v celom životnom cykle projektu plánovať, riadiť, dokončit a úspešne predať. Ako a čím pomáha PRINCE2®:

  • Je flexibilný v projekte
  • Manažérsky kontroluje odchýlky od plánu
  • Štrukturovane organizuje projekt od začiatku do konca
  • Štandardizuje terminológiu, zjednodušuje komunikáciu v projekte
  • Zainteresuje manažment, ale i ostatné role na projekte tam, kde je treba

7
kľúčových prvkov metodiky PRINCE2®
Osvojte si vysoko efektívne tipy projektového riadenia: Princípy + Témy + Procesy

7 Princípov

Ako úspešne riadiť projekty.
Predstavuje 7 efektívnych zvykov, ktoré využívajú všetci úspešní projektoví manažéri. Tieto princípy zahŕňajú riadenie „po etapách“ a „prispôsobenie“ štýlu riadenia projektu tak, aby bola zohľadnená jeho komplexnosť.

7 Procesov

Tvoria základ harmonogramu.
Komplexná sada procesov metodiky PRINCE2® zahŕňa etapy v celom životnom cykle projektu od zahájenia, cez plánovanie až po ukončenie projektu. Všetko je dôkladne zabalené ako doporučenie metodiky PRINCE2®.

7 Tém

Základné prístupy PRINCE2®.
Medzi hlavné Témy patrí napríklad Riadenie rizík, alebo Obchodný prípad, ktorý definuje zdôvodnenie projektu. Ten je dôležitý, predstavuje referenčný bod, ktorý porovnáva výsledky projektu s obchodnými cieľmi a strategickými plánmi.

PRINCE2 Principes

7 Princípov metodiky PRINCE2®

Vás naučí využívať predchádzajúce skúsenosti  odporúčaných postupov “best practice” - teda najlepšej, osvedčenej praxe.

Skúsenosti, ktoré ovplyvnili Váš projekt v minulosti môžu byť pozitívne aj negatívne. Metodika PRINCE2® sa snaží využiť ako tie dobré, tak aj zlé. PRINCÍPY nám zahŕňajú skúsenosti všetkých, ktorí sú zainteresovaní do projektu. Metodika akceptuje, že nie všetko môže byť v reálnej praxi striktne predpísané, alebo dokonca aplikované. 7 PRINCÍPOV obsahuje:

# 1.    Zameranie sa na produkt (focus on products) 

Čo má byť výstupom projektu a v akej kvalite? Ak už ide o produkt, alebo službu – metodika pomáha realizovať len také kroky, ktoré jednoznačne vedú ku cieľu projektu.

# 2.    Učenie sa z skúseností (learn from experience)

Metodika Vám pomáha stále sa zlepšovať v znalostiach projektového riadenia na základe uplatňovania skúseností z predchádzajúcich projektov.

 # 3.    Riadenie  výnimiek (manage by exception)

Definuje toleranciu a povolené odchýlky projektov od plánovaného cieľa. V praxi Vás táto zásada ochráni pred nekvalitne realizovaným projektom.

# 4.    Prispôsobenie sa projektovému prostrediu (tailored to suit the project environment)

Pravdepodobne najsilnejší argument, prečo využívať flexibilnú metodiku PRINCE2®. Vyhovuje veľkým aj malým projektom, v rôznych prostrediach, s rôznou komplexnosťou a dôležitosťou.

# 5.    Kontinuálne  obchodné zdôvodnenie projektu (continued business justification)

Každý projekt riadený podľa metodiky PRINCE2® má mať svoje opodstatnenie v businesse. Pokiaľ neexistuje opodstatnenie, projekt je ukončený.

# 6.    Riadenie podľa etáp (manage by stages)

Životný cyklus projektu má svoje etapy. Metodika PRINCE2® nejlepšie definuje ako projekt plánovať, monitorovať a kontrolovať na základe týchto etáp.

 # 7.    Definícia rolí a zodpovedností (defined roles and responsibilities)

Úspech projektu závisí na tom, že každý má jasno o svojej role. Jedine tak, môžete prepojiť obchodné záujmy, ciele projektu s užívateľmi, dodávatelľmi a ďalšími zainteresovanými stranami. S metodikou PRINCE2® máte vždy jasne definovanú organizačnú štruktúru, role aj zodpovednosti.

PRINCE2 Process

7 Procesov metodiky PRINCE2®

Základom PRINCE2® je procesný model. Procesy predstavujú 7 aktivít, ktorých cieľom je plánovanie, riadenie a ukončenie projektu.

Procesy PRINCE2® sa skladajú z aktivít štruktúrovaných tak, aby boli dosiahnuté konkrétne ciele. Úspešné projektové riadenie je založené na 7 procesoch, ktoré sú  kľúčovou súčasťou efektívneho riadenia projektu. Procesy zaistia chronologické, systematické riadenie projektu v jeho celom životnom cykle.

# 1.    Zahájenie projektu (starting up project)

60% chýb v rámci projektu má príčinu v  príprave. Naučíte sa správne vyhodnotiť, či je projekt životaschopný a realizovateľný. Existujú 2 hlavné produkty, ktoré sú výstupom: Project Brief a Plan.

# 2.    Nastavenie projektu (initiating a project) 

PRINCE2® projekt definuje kritériá pre zvládnutie 6 základných aspektov projektovej výkonnosti: čas, náklady, kvalita, rozsah, riziká a prínosy.

# 3.    Smerovanie projektu (directing a project) 

Ako na projektové riadenie v celom životnom cykle projektu? Smerovanie projektu sa zameriava na rozhodovanie, zodpovednosti a delegovania.

# 4.    Kontrola Etapy (controlling stage) 

Ako úspešne zvládnuť realizáciu etapy projektu, reportovať a reevidovať odchýlky od plánu. Proces popisuje aktivity Project Managera v každej fáze projektu vrátane autorizácie, revízie a reportingu.

# 5.    Riadenie prechodu mezi Etapami (managing stage boundaries) 

Profesionálny manažér poskytuje nadriadeným relevantné informácie o projekte, dosahovanie úspešnosti a ďalších plánov, vrátane riadenia rizík.

# 6.    Riadenie dodávky produktu (managing product delivery)

Prepája role v rámci projektu a definuje jednotlivé činnosti, ktoré sú podstatné pre realizáciu. Proces popisuje úlohy,  povinnosti a ciele Team Managera.

# 7.    Ukončenie projektu (Closing a Project) 

Ako na predávajúce, či akceptačné protokoly pred ukončením? CP zahŕňa všetky aktivity potrebné k riadnemu ukončeniu a odovzdaniu projektu. Tento siedmy proces nie je len o tom, ako ukončiť a predať splnený cieľ projektu (popísaný v Project Initiation dokumentácii). Projektový manažér aj reportuje budúce benefity, riziká a požiadavky na správu.

PRINCE2 Process

7 Tém metodiky PRINCE2®

Theme predstavujú oblasti projektu, ktoré riešite v celom životnom cykle. Všetkých 7 tém je integrovaných do každého zo 7 procesov.

Témy sú skvelým pomocníkom, ktoré Vás budú sprevádzať celým procesom projektu. Ako pripraviť schvaľovací plán, akceptačný protokol, alebo report z etapy projektu? 7 Tém sa zameriava na kľúčové indikátory, ktoré musí projektový manažér merať, riadiť a vyhodnocovať kontinuálne v rámci všetkých životných cyklov projektu.

# 1.    Obchodný prípad (business case)

Argumenty, prečo projekt realizovať. Zameriava sa na náklady, prínosy, riziká a časový plán. Takisto je posudzovaná realizovateľnosť projektu. Obchodný prípad je kľúčovým dokumentom, ktorý umožňuje riadiť náklady, riziká a očakávané prínosy projektu.

# 2.    Organizácia (organisation)

napomáha projektovému manažérovi definovať a nastaviť ideálnu štruktúru rolí a zodpovedností s jasnou definíciou delegovania a eskalácie. To zahŕňa nielen projektový tím, resp. manažérov projektu, ale taktiež dodávateľov a užívateľov.

# 3.    Kvalita (quality)

Súhrn vlastností, alebo stanovených charakteristík produktov, osôb, procesov, služieb alebo systémov, ktoré majú spoločnú schopnosť preukázať, že produkt spĺňa očakávania, uspokojuje dané potreby, požiadavky a špecifikáciu.

# 4.    Plán (plans)

Je chrbticou každého projektu. Obsahuje podrobný návrh pre vytvorenie plánu,  definuje čo, kedy, ako a kým bude realizované. Metodika PRINCE2® uplatňuje 5 druhov plánov: Projektový Plán, Plán Etapy, Tímový Plán, Plán Realizácie Výnimky a Plán Revízie Prínosov.

# 5.    Riziká (risk)

Riziko možno definovať ako neistú udalosť alebo súbor udalostí, ktoré pokiaľ nastanú, budú mať dopad na dosiahnutie cieľov projektu. Riziko je merané kombináciou pravdepodobnosti zistenia hrozby alebo príležitosti a závažnosti jeho dopadu na ciele.

# 6.    Zmena (change)

V každom projekte môže nastať požiadavka na zmenu: užívateľ si praje zmeniť / upraviť požiadavky. Neočakávané zmeny znamenajú úpravy. PRINCE2® obsahuje metodický postup riadenia zmien pri zachovaní stability a bezpečnosti projektu.

# 7.    Vývoj (progress)

Téma Progress uľahčuje projektovým manažérom vyhodnotenie skutočného priebehu projektu proti tomu, čo bolo plánované. PRINCE2® k tomu využíva Plány (ktoré definujú očakávanie) vs. zdroje, náklady, čas a ďalšie reporty z etáp projektu.  Monitorovaním informácií zachytených v správach proti očakávaniam je projektový manažér schopný minimalizovať rozdiely medzi predpokladaným a skutočným pokrokom.

 Role a zodpovednosti podľa PRINCE2®

 

Úspešné projektové riadenie nie je len o roli projektového manažéra. Veľké i malé projekty môžu mať celú radu ďalších rolí, alebo zainteresovaných strán.

project manager prince2
Project Manager.

Projektový manažér (Project Manager) je kľúčovou rolou i autoritou v rámci projektu, pretože nemá najvyššie postavenie.

Zodpovedá, deleguje a reportuje aktivity i úlohy v takom rozsahu právomocí, ktoré získa od Projektového výboru (Project Board).

project support
Project Support.

Projektový dohľad (Project Support) je voliteľná funkcia, ktorá v rámci projektu nemusí nutne byť, ale v niektorých prípadoch je cenným pomocníkom.

Túto funkciu možno delegovať na projektového manažéra. Vždy závisí na odbornosti, veľkosti a požiadavkách projektu.

project assurance prince2
Project Assurance.

Projektový dohľad (Project Assurance) rieši a garantuje záväzky dodávateľov, užívateľov a manažmentu.

Project Assurance musí byť nezávislý na roli Projektového manažéra. Prečo? Projektový dohľad nemôže z podstaty svojej funkcie delegovať aktivity na projektového manažéra.

project board prince2
Project Board.

Projektový výbor (Project Board) je zodpovedný za exekutívne, alebo programové riadenie, ktoré je dôležité pre strategické rozhodnutie na úrovni cieľov projektu. Komunikuje s projektovým tímom a klientom (stakeholderom) projektu.

executive prince2
Executive.

Sponzor projektu (Executive) je zodpovedný za projekt v celom životnom cykle. Garantuje, že projekt bude realizovaný podľa schváleného finančného plánu, prepája požiadavky užívateľov, investorov a dodávateľov.

team manager
Team Manager.

Tímový manažér (Team Manager) garantuje výrobu – dodanie produktov v takej kvalite, harmonograme a rozpočte, v akom to požaduje Projektový manažér (ktorému sa zodpovedá a reportuje).

senior supplier
Senior Supplier.

Hlavný dodávateľ (Senior Supplier) zastupuje zainteresované strany zodpovedné za návrh, vývoj a implementáciu projektu / produktu. Zodpovedá za kvalitu zo strany dodávateľov a za technickú integritu / kompatibilitu projektu.

Čím je projekt komplexnejší, tým viac môže byť Senior Suppliers v rámci jedného projektu. Vzhľadom k špecializácii, k požadovaným odborným znalostiam s ohľadom na rozmanitosť dodávateľov.

senior user prince2
Senior User.

Hlavný užívateľ (Senior User) je zodpovedný za špecifikáciu užívateľských požiadaviek v rámci realizovaného projektu. Kontroluje či finálne riešenie spĺňa užívateľské nároky a požiadavky zodpovedajúce zadaniu z pohľadu kvality, funkcionalít a užívateľskej prístupnosti.

Väčšie a komplexnejšie projekty môžu mať v roli Senior Usera i viac manažérov. Hlavný užívateľ i po ukončení projektu ďalej zastupuje požiadavky na úrovni programového či užívateľského rozhrania.

change authority
Change Autority.

Zmenová komisia (Change Autority). Projektový výbor môže delegovať právomoci potrebné pre zmenové plány, žiadosti o zmenu a ďalšie výnimky na samostatnú skupinu, alebo jednotlivcov, ktorým je Change Autority.

Projektový manažér môže prevziať niektoré právomoci a kompetencie od Zmenovej komisie, čo môže uľahčiť realizáciu projektu (napr. Work Packages).

 

Kto vlastnil, vlastní a rozvíja projektovú metodiku PRINCE2®?

Office of Government Commerce (predtým).

Zakladateľ metodiky, pôvodný držiteľ certifikačnej schémy. Za jej vznikom (rok 1996) stojí reformná rozvojová skupina verejnej správy Veľkej Británie: Cabinet Office (Úrad vlády), resp. jeho podriadená organizácia OGC (Office of Government Commerce) v spolupráci s ďalšou organizáciou APMG - International, ktorá je jedným z Examination Inštitútov pre org. Axelos.

Licenčné práva a duševné vlastníctvo boli v kompetencii OGC celých 18 rokov. Od roku 2014 je držiteľom výhradných práv novovzniknutá skupina AXELOS.

AXELOS teraz intenzívne rozvíja PRINCE2®.

Organizácia vytvorená v trojkoalícii spoločne Úradom vlády (Cabinet Office) menom Jej Veličenstva (HMG - Her Majesty's Government) Veľkej Británie a tiež spol. Capita plc – najväčšej spoločnosti na úrovni štátnej správy, miestnej samosprávy a súkromného sektoru. Využitie metodiky zostává od začiatku bezplatné, PRINCE2® môže voľne využívať ktokoľvek.

Axelos chce pracovať na pravidelnej aktualizácii, aby metodika stále zodpovedala aktuálnym manažérskym nárokom na riadenie projektov. 

ATO TAYLLORCOX

sme Accredited Training Organisation - medzinárodne akreditovaná spoločnosť a tento štatút sme získali od Axelos. Máte tak záruku tých najlepších školiacich materiálov v originálnej - britskej kvalite na výber v jazykoch: čeština, slovenčina, angličtina a francúzština. 

To všetko pod dohľadom trenérov certifikovaných vo Veľkej Británii. Kurz je zakončený medzinárodne platným certifikátom, ktorý získajú všetci absolventi. Hlavná príručka k tejto metodike sa nazýva Managing Successful Project with PRINCE2. Kniha je v TAYLLORCOX store k dispozícii okrem angličtiny a nemčiny tiež v čínštine, polštine, holandčine a španielčine. Česká verzia zatiaľ neexistuje.

PRINCE2®, PMI, IPMA

  • PRINCE2® sleduje v každom momente životaschopnosť projektu, eliminujete tak prípadný neúspech projektu.
  • IPMA vs. PMI vs. PRINCE2®: IPMA nie je metodika, ale kompetenčný rámec. PMI je vhodnejšie do rozsiahlych IT projektov. PRINCE2® možno využiť i mimo IT, defacto na akýkoľvek typ projektu.
  • Pomocou metodiky PRINCE2® jasne definujete role a zodpovednosti, takže každý rozumie tomu, čo je jeho úloha a čo sa od neho očakáva a čo môže naopak on očakávať od ostatných.
  • Je zrozumiteľná a prehľadná. V kurzoch PRINCE2® Foundation získajú absolventi za 3 dni komplexný prehľad o projektovej metodike. Nadväzujúci PRINCE2® Practitioner vysvetľuje na konkrétnych scenároch ako riešiť projektové situácie pomocou tejto metodiky.