Projektové riadenie: Základné vlastnosti projektov a ich riadenia

Tip (25) PRINCE2 (8)

Autor: Martina Drahošová

V rámci objasnenia významu a funkcií projektového riadenia alebo projektového manažmentu je dôležité si na úvod vysvetliť základné pojmy. Prvým pojmom, ktorý si objasníme je slovo projekt. Povieme si čo znamená pojem projekt a aký je rozdiel medzi projektom a štandardnou činnosťou. Ďalej si povieme, čo znamená projektové riadenie a aké úlohy v ňom zohráva projektový manažér.

Projekt

Medzinárodne uznávaná metodika projektového riadenia PRINCE2 definuje projekt nasledovne: “ Projekt je dočasná organizačná štruktúra vytvorená za účelom dodávania jedného alebo viacerých biznis produktov v súlade s dohodnutým Zdôvodnením projektu”.

Projekt je jedinečná činnosť, ktorej cieľom je priniesť nový produkt na trh alebo navrhnúť vylepšenia súčasnému produktu, čo bude mať za následok väčšiu konkurencieschopnosť firmy na trhu a vyššie zisky. Teda si pod slovom projekt môžete predstaviť napríklad návrh nového modelu auta alebo návrh novej kolekcie šiat.

Možno sa zamýšľate nad otázkou: Naozaj neexistujú a nevznikajú rovnaké projekty? Odpoveďou na túto otázku je áno, vznikajú. Avšak ich jedinečnosť potom vyplýva z iných vlastností, ktorými sú čas, rozsah a zdroje projektu. Tie nikdy nebudú rovnaké. Pretože ak váš projekt pri prvom podaní alebo odovzdaní vedeniu firmy nebude schválený a podáte ho opätovne, pri druhom podaní a jeho schválení nastávajú iné podmienky. Časový rozsah projektu bude iný, v rámci organizačnej štruktúry projektu môžete vykonať zmeny, môže byť schválený iný rozpočet projektu a tiež môžu byť vykonané ďalšie iné zmeny.

Na to aby ste lepšie pochopili čo je a čo chápe pod samotným slovom projekt, je dôležité si povedať, aký je rozdiel medzi projektom a každodennou, štandardnou činnosťou (napríklad dennodenná opakovaná výroba určitých typov produktov vo fabrikách). Pri štandardnej činnosti sa následne po návrhu a vytvorení prototypu nového produktu už konkrétny produkt sériovo vyrába, čo predstavuje opakované činnosti.

Tu sú rozdiely medzi projektom a štandardnou činnosťou:

 

Štandardná činnosť	Projekt
Opakovateľné, dobre popísané procesy – napríklad prevádzka výrobnej linky alebo call-centra	Jednorazové porcie práce, prinášajúce nejakú zmenu – niečo nové, nový spôsob vykonávania práce
Trvalé – bez časového obmedzenia	Dočasné – majú obmedzenú dobu trvania
Riadené vedúcimi oddelení / líniovými manažérmi v rámci ustálenej hierarchie s definovanými pozíciami	Riadené Výkonnými riaditeľmi („Sponzor“), Projektovými manažérmi a s tímami vytvorenými špecificky s cieľom dodať „zmenu“. Pretože sú projekty dočasné, sú takisto dočasné aj roly Projektových manažérov, ktoré štandardne vykonávajú zamestnanci spoločnosti alebo kontraktori.

Projekty sú charakteristické týmito prvkami: 

• Cieľom projektu je priniesť zmenu. Či už návrh nového produktu, organizačnú zmenu vo firme alebo zmenu v procesoch, ktoré sa vykonávajú vo firme.
• Sú dočasné, pretože majú určený svoj začiatok aj predpokladaný dátum ukončenia.
• Prechádzajú naprieč štruktúrou firmy. Na projektoch spolupracujú ľudia z rôznych oddelení a tímov, aby vytvorili konečný produkt projektu.
• Ako už bolo spomínané, projekt je jedinečný. Aj v prípade opakujúceho sa projektu sa vždy vyskytnú určité odlišnosti.
• Nakoľko pri uskutočňovaní projektov vytvárame niečo nové, unikátne, vzniká tu určitá neistota. Nevieme vopred presne určiť všetky hrozby a príležitosti, ktoré pri jeho uskutočňovaní vzniknú.

Projektový manažment / projektové riadenie

Metodika PRINCE2 používa takúto definíciu pre pojem projektový manažment: “ Projektový manažment je o plánovaní, delegovaní, monitorovaní a riadení všetkých aspektov projektu a o motivácii zainteresovaných strán k dosiahnutiu cieľov projektu v rámci očakávaných výkonnostných parametrov pre čas, náklady, kvalitu, rozsah, prínosy a riziká. ”

Čo robí projektový manažér v rámci riadenia projektu?

Z definície projektového manažmentu je zrejmé, že úlohou projektového manažéra je plánovanie, teda vytvorenie projektového plánu. Na jeho základe sú naplánované všetky nevyhnutné aktivity, ktoré je potrebné vykonať za účelom dodania produktu projektu.

Po zostavení organizačnej štruktúry projektu a plánu aktivít, projektový manažér deleguje jednotlivé úlohy alebo aktivity a jednotlivých členov projektového tímu. Títo sú následne zodpovední za vykonanie im priradených aktivít a dodanie čiastočných produktov, od ktorých závisí dodanie finálneho produktu projektu.

Vykonávanie aktivít a ich progres v čase je monitorovaný. Projektový manažér ich monitoruje za účelom overenia dodržiavania termínov stanovaných v projektovom pláne. Pretože ak sa projekt bude predlžovať, bude to znamenať vyššie náklady.

Riadenie projektu podľa PRINCE2 spočíva v riadení 6 aspektov (parametrov) výkonnosti projektu, ktorými sú:

 

• Náklady – teda rozpočet projektu. Koľko môžeme alebo chceme minúť peňazí na daný projekt?
• Čas –dátumové položky v projektovom pláne. Ako dlho bude trvať projekt? Za aké časové obdobie sme schopný dodať produkt projektu?
• Rozsah – čo musí byť dodané ako výstup projektu? Čo je zahrnuté do rozsahu projektu?
• Kvalita – je definovaná v popise produktu projektu a stanovuje sa v toleranciách. Čo je očakávané po kvalitatívnej stránke produktu projektu?
• Riziko – špecifikujú sa riziká ktoré môžu nastať. Môže ísť o negatívne riziká, teda hrozby alebo pozitívne riziká, teda príležitosti. Čo môže neplánovane nastať, ako to ovplyvní projekt a čo s tým môžeme urobiť?
• Prínosy – Čo sa má prostredníctvom projektu docieliť? Zvýšenie konkurencieschopnosti, zvýšenie príjmov, zníženie nákladov. Avšak prínosy plynúce z projektu zistíme až po jeho ukončení.

Poslednou úlohou projektového manažéra pri riadení projektu je motivovať zainteresované strany k dosiahnutiu cieľov projektu. Či sa už jedná o členov projektového tímu, vedenie firmy, sponzora a iné zainteresované strany. Projektový manažér musí byť schopný v každom časovom okamihu projektu, odôvodniť opodstatnenosť pokračovania projektu a teda jeho životaschopnosť. Ak nie je možné odôvodniť pokračovanie projektu, je potrebné ho ukončiť.

 

Zdroj: metodika PRINCE2

Zobraziť všetky aktuality