11 krokov k vytvoreniu projektového plánu v XMinde

Tip (25) PRINCE2 (8)

Autor: Martina Drahošová

Pri tvorbe projektového plánu je dôležité zostavenie Ganttovho diagramu, ktorý je grafickou formou vyjadrenia aktivít a k nim sa viažucich termínov pri zohľadnení dĺžky času projektu a projektových fáz. Je centrálnym nástrojom vizualizácie projektu a dôležitý komunikačný nástroj pre projektový manažment. 

Pred tým ako sa pustíte do vytvárania Ganttovho diagramu, je nevyhnutné si vytvoriť štruktúru pozostávajúcu z hlavného cieľa projektu, ktorý sa následne rozdelí na čiastkové ciele projektu. Čiastkové ciele sa ďalej rozdelia na pracovné balíky úloh, ktoré je potrebné vykonať na dosiahnutie daného čiastkového cieľa. 

Pracovné balíky obsahujú jednotlivé aktivity alebo úlohy, ktoré sa budú vykonávať v rámci projektu. Týmto spôsobom vytvárate štruktúru úloh projektového plánu, ktorá predstavuje Work Breakedown Structure (WBS), teda podrobný rozpis prác projektu. Svojou štruktúrou popisuje rozpis čiastočných cieľov projektu a rozpisuje požadovaný produkt projektu do logickej hierarchie úloh. 

WBS je záväzný dokument, z ktorého vychádza: 

• podrobný rozpis čiastočných cieľov projektu  v ich logickej hierarchii

• časový plán projektu – harmonogram

• rozpis zapojenia jednotlivých organizačných jednotiek, jednotlivcov alebo tímu a určenie zodpovedností za čiastočné aktivity

• plán čerpania nákladov projektu zodpovedajúci jednotlivým čiastočným úsekom práce

• známe skutočnosti, pravdepodobné okolnosti a ostávajúce neznáme stavy, ktoré sa stanú základňou pre riadenie rizík projektu. 

Jednoduchým nástrojom na tvorbu podrobného rozpisu prác projektu sú myšlienkové mapy. Pomocou myšlienkových máp, teda nástrojov na vytváranie myšlienkových máp (napr. MindJet, XMind,...) môžete jednoducho uskutočniť brainstorming v rámci projektového tímu.

Týmito krokmi postupne vytvoríte štruktúru podrobného rozpisu prác projektu:

1.  V softvéri XMind vytvoríte ústrednú tému v podobe vášho hlavného cieľa projektu.

2. Spustíte brainstorming kliknutím na ikonu žiarovky v pravom hornom rohu.

3.  Po kliknutí na ikonku sa vám objaví okno, kde si môžete zapisovať vaše myšlienky k jednotlivým čiastkovým cieľom a konkrétnym úlohám projektového plánu.

4.  Keď si zapíšete všetky aktivity, ktoré vás napadnú, môžete postupne jednotlivé aktivity presúvať k hlavnému cieľu. Umiestňovanie aktivít vykonáte pomocou kliknutia na danú aktivitu a jej premiestnenia k hlavnému cieľu alebo čiastkovému cieľu.

5. Takýmto spôsobom vytvoríte celú štruktúru projektového plánu, ktorú viete jednoducho exportovať do softvéru Microsoft Project.

6.  Pred exportom si môžete nastaviť informácie o každej aktivite, ktorú budete v rámci projektu vykonávať, v bočnej lište vyznačenej červeným rámcom.

7.  V Task Info môžete určiť každej aktivite dátum začiatku a konca a pridať predchodcov daných aktivít. Taktiež je tu možnosť priradiť človeka zodpovedného za danú aktivitu.

8. Po stlačení: Show Grant Chart, sa vám bude v spodnej lište obrazovky zobrazovať Ganttov diagram.

9.  Export podrobného rozpisu prác projektu vykonáte kliknutím na File -> Export -> Gantt chart -> Microsoft Project.

10. Ďalej stlačíte Next a následne sa vám zobrazí okno, kde si môžete vybrať, čo všetko chcete exportovať do Microsoft Project a kde chcete daný súbor uložiť.

11. Keď vyberiete umiestnenie súboru, pokračujete stlačením Finish, pomocou ktorého sa vykoná export do požadovaného dokumentu. 

Na základe exportu získate dokument s už vytvorenou štruktúrou projektových aktivít. 

Ak ste si informácie o daných aktivitách, ako ich dátum začiatku a konca a jednotlivých predchodcov daných aktivít nezadali už v XMinde, tu si ich následne zadáte.

Tip: Týmto kreatívnym spôsobom si môžete jednoducho vytvoriť aj štruktúru vašej záverečnej práce a jej obsah a následne si daný dokument exportovať do Microsoft Word. Tu sa vám vytvorí obsah dokumentu ako aj všetky kapitoly a podkapitoly a ich obsah, tak ako ste si ich vytvorili v XMinde. Ale o tomto využití myšlienkových máp si povieme v najbližšom článku o využití myšlienkových máp.  

[Pre väčšie zobrazenie infografiky prosím kliknite na obrázok.]

Zobraziť všetky aktuality