Riadenie projektov vs. programov vs. portfolia

MSP (3) PRINCE2 (8)

Autor: Eduard Pitka

Keď dvaja hovoria to isté, nemusí to znamenať to isté

Hlavné rozdiely medzi projekovým, programových a portfolio managementem

Asi nie je potrebné vysvetľovať čo znamenajú slovené spojenia ako projektový manažment, projektová metodika alebo projektový manažér. Túto funkciu/roli využívajú veľké j malé spoločnosti naprieč sektormi. 

Čo už nie je také zrejmé, že projekto je sada činností, ktoré majú svoj začiatok a koniec. Projekt je dočasne vytvorená skupina naplánovaných aktivít, ktorých cieľom je realizácie produktu, služby, zmeny alebo dosiahnutie nejakého výsledku.

Veľakrát sa však snažíme do projektu zahrnúť aj aktivity, ktoré spadajú do kategórie programového alebo portfolio manažmentu. Napriek tomu, že ide o podobné výrazy, líšia sa z hľadiska svojho účelu, rozsahu a prínosov.

Project Management (PRINCE2®)

Schopnosť riadiť projekty sa dnes požaduje aj na neprojektových pozíciách. Povedomie o tom by mal mať napríklad aj výkonný manažér, riaditeľ atď. To preto, že projektové riadenie už nie je samostatná divízia alebo aktivita. Ide o spôsob, ako dosahovať stanovené ciele, koordinovať a realizovať úlohy, ktoré organizáciu posúvajú vpred.

Znie to ako zaujímavá a jednoduchá práca, však? Ale takmer žiadny projektový manažér by nesúhlasil s tvrdením, že riadenie projektov je jednoduché. To preto, že musíte v celom životnom cykle projektu riadiť množstvo procesov a operácií a sledovať ďalšie faktory, ktoré ovplyvňujú úspech, respektíve cieľ projektov.

Príkladom môže byť spustenie nového CRM. V prípravnej fáze projektu môžete riešiť či môže byť súčasná platforma upgradovaná, či implementovať niektoré z existujúcich riešení na trhu alebo či vyvinúť svoj vlastný systém.

Od tohoto momentu riešite celú štruktúru ďalších úloh ako je proces návrhu CRM, vývoj, popis pracovných postupov, testovanie, užívateľská prívetivosť, technológie a ďalšie.... Realizačný tím potom musí jednotlivé požiadavky spísať do podrobných úloh, ktoré je nutné realizovať v ďalších etapách projektu, od návrhu, cez implementáciu, testovanie a optimalizáciu, pokiaľ nebude nové CRM akceptované a schválené k použitiu.

Rola projektového manažéra je kľúčová aj preto, že ide o prepojenie medzi používateľmi, technickou podporou, vývojom a manažmentom. Je zodpovedný za plánovanie projektov, zahájanie, riadenie, monitorovanie a akceptáciu všetkých etáp. Pritom musí strážiť ďalšie kritéria, štandardne 6 merateľných parametrov proejktu (napr. podľa metodiky PRINCE2)

 

• Riziko
• Kvalita
• Rozsah
• Prínosy
• Náklady
• Harmonogram

Aj keď ide v tomto prípade o konkrétny projekt, nové CRM môže priniesť množstvo ďalších výhod (busienss benefit). Ide tak o komplexnejšiu iniciatívu, pretože medzi ciele môže patriť zníženie nákladov, zvýšenie obchodnej efektivity, expanzia na nové trhy atď.. Táto aktivita by tak mala byť riadená z vyšších miest, ako len v rámci projektu.

Rozdiel medzi riadením projektu, programu a portfolia je v rozsahu. Tam kde končí oblasť riadenia projektu, väčšinou začína riadenie programu.

 

Program Management (MSP®)

Zatiaľ čo účelom riadenia projektu je dosiahnutie konkrétneho výsledku, program sa skladá z niekoľkých projektov, ktoré majú spoločne plniť komplexnejší cieľ, väčšinou na základe strategických cieľov organizácie. Program management je teda činnosť, kedy k splneniu cieľa nestačí už len jeden projekt, ale dva a viac. Ich vzájomná koordinácia / riadenie je práve riadenie programu.

Programový manažér v našom prípade bude dohliadať na projektového manažéra, ktorý riadi implementáciu CRM, ale aj na Ďalších projektových manažérom, ktorí pracujú na súvisiacich projektoch, ktoré s implementáciou CRM súvisia a sú nevyhnutné preto, aby nový systém spĺňal všetky klientské a užívateľské požiadavky.

S novým CRM napríkald súvisí nová segmentácia klientov, zmeny v obchodných procesoch a marketingu. Môžu nastať aj organizačné zmeny. To všetko vyžaduje ďalšie plánovanie, návrhy, implementáciu, testovanie a vyhodnocovanie. Všetko pod dohľadom Ďalších projektových manažérov, ktorí sú za tieto oblasti, procesy, aktivitx zodpovední.

Úlohou programového manažéra je všetky tieto projekty synchronizovať tak, aby v každej fáze bol dostatok informácií pre správne rozhodovanie. Je v jeho kompetencii nachádzať súvislosti medzi požiadavkami, podporovať projektových manažérov, realizovať pravidelné schôdzky a pomáhať im udržiavať projektový cyklus v správnom smere, ktorý bude plniť očakávané ciele.

 

Posledný rozdiel medzi projektom a programom na úrovni programového riadenia je fakt, že metodicky riadenie programu ponúka výhody, ktoré nedokážete realizovať individuálnych riadením projektov. Napr. v tomto prípade programový manažér prepája požiadavky projektového manažéra zodpovedného za implementáciu CRM, manažéra obchodu a marketingu. Súčasne tu môžu existovať aj ďalšie programy a podprogramy alebo projekty (podľa komplexnosti), napr. na zjednodušenie procesov v backoffice, účtovníckych postupov a podobne.

Vďaka programovému manažmentu znásobíte benefity z realizovaných zmien v rámci celej organizácie. Projekty budú prinášať omnoho väčší úžitok, pokiaľ budú riadené na úrovní programu, nie ako čiastkové projekty.

 

Portfolio Management (MoP®)

Rovnako, ako je projekt nástroj pre realizáciu zmeny, ktorá môže byť spolu s ďalšími projektami zjednotená a riadená na úrovni programového manažmentu, tak aj dva a viac programov možno zjednotiť, resp. centralizovane riadiť, ako portfolio management.

Väčšina ľudí si myslí, že Management of Portfolio nie je nič iné, ako vyššia úroveň projektového riadenia. Portfolio Management je predovšetkýcm o tom, ako realizovať zmeny a zároveň maximalizovať prínosy, udávať projektom správne priority, efektívne rozdelovať obmedzené zdroje. Projektový manažmet je predovšetkým o tom ako robiť veci správne, zatiaľ čo portfolio sa zameriava ne realizáciu správnych vecí.

 

Takmer žiadna spoločnosť dnes nemá meobmedzené zdroje na realizáciu všetkých obchodných, technologických a ďalších proejtov, programov. Organizácie, ktoré realizujú projekty a programy často riešia v priebehu projektu množstvo problémov. 

Ste si istí, že robíte správne projekty?

Odpoveď na túto otázku je v implementácii pravidiel pre výber správnych hodnotiacich kritérií a stanovenie priorít, ktoré určujú prínosy projektu s ohľadom na strategické ciele spoločnosti.

V priebehu projektu sa môže stať že je potrebné celý zámer zmeniť alebo dokonca zastaviť. Je preto nutné mať aj pravidlá pre overovanie platnosti projektových zámerov (Business Case). To vynikajú co popisuje projektová metodika PRINCE2.

Ste si istí. že všetky projekty realizujete efektívne?

Pri tomto probléme odporúčame implementovať "na mieru" best practice metodiku PRINCE2® (projektový manažment) a MSP® (programový manažment). Pokiaľ chcete ískať detailný prehľad, odporúčame zvoliť najvhodnejšiu formu dohľadu. Napr. audit projektu (Project Health Check alebo P3M3 Assesment).

Ste si istí, že projekty realizujete správnym spôsobom / v správnom poradí? 

Možno robíte veci správne, ale robíte súčasne správne veci? Napĺňajú všetky projekty, programy a ďalšie aktivity očakávania z pohľadu zvýšenia efektivity, zníženia nákladov, získania konkurenčných výhod a ďalších benefitov? Odpoveď na tieto otázky vám poskytne MoP® (Management of Portfolio). Metodika pomáha udávať projektom správne priority, efektívne rozdeľovať zdroje a zlepšovať návratnosť investície (ROI).

Portfolio Management má taktiež svoju štruktúru. Vytváranie a dodávanie portfolia. Ide o to, mať konkrétnu predstavu aké projekty a programi chcete spúšťať v danom období a taktiež čo naopak nechcete, nestihnete, nebudú na to peniaze, ohrozí to BaU, atď.. Definovanie portfolia je mať prehľad o námetovej politike, aktivitách, zmenaách, programoch a projektoch.

Posudzujú sa nápady, bonita, stratégia. Niektorý projekt je nutné zastaviť, nový schváliť, prehodnotiť strátégiu. Súčasťou MoP je paralelná čin nosti k BaU, spoločnosť sa snaží vymýšlať a koordinovať zmenové aktivity, aby prispievali spoločnosti z hľadiska strategických cieľov.

V rámci realizácie je nutné dohliadať, či sa aktivity relizujú a dochádza k plneniu benefitov. Pri projektoch a programoch väčšinou dochádza k benefitom až po skončení a práve vďaka portfolio vrzstve môže dochádzať k riadnemu vyhodnocovaniu, či realizované projekty / programy priniesli sľubované benefity.

 

Chcete vedieť viac? 

>>>> Viac o metodike PRINCE2®

>>>> Viac o metodike MSP®

>>>> Viac o metodika MoP®

Zobraziť všetky aktuality