ITIL (5)

Autor: Martina Drahošová

Z vlastnej skúsenosti vieme, že mnoho ľudí má problémy pri vytváraní a spravovaní projektových plánov. Existuje veľa nástrojov, ktoré sa využívajú na tvorbu projektových plánov, od Microsoft Excel, cez GanttProjectOpenProject až po Microsoft Project.

Microsoft Project je však jedným z najviac využívaných softvérov na riadenie projektov. Preto si myslíme, že je pre každého vhodné ovládať aspoň základné funkcie tohto nástroja projektového riadenia.

Začíname s Microsoft Project

Po otvorení softvéru Microsoft Project sa vám otvorí okno s možnosťami, ako začať s tvorbou projektového plánu. Je tu možnosť vybrať si z viacerých šablón, ktoré sú v ponuke. Ak ste ešte nepracovali so softvérom Microsoft Project, môžete si spustiť sprievodcu, ktorý vás prevedie pomocou jednoduchých krokov, ako začať tvoriť podrobný rozpis projektových prác.

Po spustení sprievodcu sa vám zobrazí nasledovné okno, ktoré vás prevedú základnými funkciami, ktoré využíva MS Project.

 

Ak kliknete na Blank project alebo v sprievodcovi kliknete na Create, otvorí sa vám prázdny hárok, do ktorého začnete postupne vpisovať váš hlavný cieľ projektu a následne čiastkové ciele a jednotlivé aktivity v rámci čiastkových cieľov.

 

Ganttov diagram

Keď sme si povedali ako sa vytvorí nový projekt, teraz budeme postupne pokračovať a povieme si, ako pridávať úlohy, ako určiť úlohám čas trvania (dátum začiatku a konca danej úlohy) a ako zadefinovať predchodcov úloh. Pomocou zadania týchto informácií o každej úlohe, sa nám vytvorí Ganttov diagram.

Pri zadávaní predchodcov úloh je dôležité myslieť na logické väzby medzi danými úlohami. Tiež je nevyhnutné určiť, či daná úloha nadväzuje na predchádzajúcu po skončení predchgádzajúcej aktivity alebo začína súčasne s predchádzajúcou úlohou.

1. Pridávanie úloh projektu

Jednotlivé čiastkové ciele, pracovné balíky a úlohy vkladáme pomocou ich vpisovania do stĺpca Task Name (názov úlohy). Ak chcete vložiť čiastkový cieľ, je potrebné ho vložiť ako Summary. Vtedy sa vám vytvorí zberná aktivita, ktorá má pod sebou jednotlivé úlohy čiastkového cieľa alebo balíka úloh.

Po zadaní hlavného cieľa, čiastkových cieľov, pracovných balíkov úloh a jednotlivých úloh projektu, vám vznikne štruktúra Work Breakedown Structure (podrobného rozpisu prác projektu).

Jednoduchým nástrojom na tvorbu WBS sú myšlienkové mapy. Tieto podporujú kreatívne myslenie a urýchľujú proces myslenia a tvorby WBS pomocou brainstormingu, ako bolo spomeduté v  článku 11 krokov k vytvoreniu projektového plánu v XMinde. 


2. Určenie dĺžky trvania projektových úloh

Keď je už štruktúra projektových úloh vytvorená, je potrebné zadať dátum začiatku a konca jednotlivých aktivít. Túto informáciu zadáme nasledovne:

  • ľavým dvojklikom sa vám otvorí okno,
  • tu zadáte dátum začiatku úlohy (start) a konca úlohy (finish).

Týmto spôsobom sa vám postupne bude vytvárať štruktúra Ganttovho diagramu, ako môžete vidieť na obrázku dole.

 

Táto štruktúra však nie je úplná bez vytvorenia väzieb medzi jednotlivými úlohami. Pretože pre zobrazenie sieťového diagramu a hlavne kritickej cesty je určenie väzieb nevyhnutné. Bez nich sa vám kritická cesta v sieťovom diagrame nezobrazí.

3. Vytváranie väzieb medzi projektovými úlohami

Pri vytváraní väzieb medzi úlohami je potrebné myslieť na všetky úlohy, ktoré predchádzajú danej úlohe. Ak neidentifikujete všetkých možných predchodcov, nevyznačí sa vám úplná kritická cesta v sieťovom diagrame. Je potrebné sa zamyslieť nad súčasne prebiehajúcimi úlohami, pretože niektoré pracovné balíky môžu byť vykonávané súčasne, nakoľko ich vykonávajú iní ľudia (sú im priradené iné ľudské zdroje).

Ako je možné vidieť na obrázku, v tomto projekte prebiehajú súčasne čiastkové ciele: blog, sociálne médiá a email marketing.

 

  • Väzby medzi úlohami, teda jednotlivých predchodcov aktivít zadáte znova ľavým dvojklikom na danú aktivitu.
  • Tu sa vám otvorí okno s informáciami o úlohe (Task Information), kde sa prekliknete zo základných nastavení (General) do predchodcov (Predecessors).

  • V stĺpci Task Name si môžete následne vybrať z ponuky vami zadaných úloh a určiť predchodcu / predchodcov danej úlohy.

  •  V stĺpci Type zvolíte druh väzby medzi vami vybranými úlohami. Je potrebné určiť, či daná úloha, ktorú nastavujete nadväzuje na jej predchodcu, keď predchodca skončí, začne daná úloha (Finish-to-Start). Alebo dané úlohy začínajú súčasne (Start-to-Start). Ďalšou možnou väzbou je, ak na seba nadväzujú konce daných úloh (Finish-to-Finish) a poslednou väzbou je ak začiatok predchádzajúcej aktivity nadväzuje na koniec vami vybranej aktivity (Start-to-Finish).

Pomocou zadania vyššie spomenutých informácií o projektových úlohách, vytvoríte prepojenú štruktúru Ganttovho diagramu a následne pri zobrazení sieťového diagramu sa vám červenou farbou zobrazí kritická cesta projektu.


Páči sa Vám to? Zdieľajte a pošlite ďalej...

Zobraziť všetky aktuality

Zoznam štítkov

Tip (18) PRINCE2 (7) ITIL (5) Security (4) Soft-Skills (3) Blog (3) MSP (2) MoR (1) RISK (1) BPM - Professional (1)

Najčítanejšie

Najnovšie články

Informácie k jednotlivým certifikátom.

Najbližšie termíny školení

Nájdete nás na facebooku

*

Položky označené * sú povinné.

Komentáre